Principales tâches et responsabilités
Accueillir, identifier et guider, au besoin, le citoyen et toute autre clientèle ;
Assurer la réception des appels et des courriels et les rediriger aux personnes concernées ;
Donner des informations diversifiées et d’ordre général aux citoyens, professionnels et visiteurs, y compris sur le suivi des demandes de permis ;
Assurer le support administratif relatif aux demandes de permis et d’autorisations ;
Apporter un soutien bureautique à la direction générale et ponctuellement à certains membres de l’équipe (rédaction de correspondance, mise en page de documents, révision linguistique, infographie) ;
Assurer la responsabilité du classement et de l’archivage selon le système établi ;
Gérer les réservations de locaux ; Préparer le matériel nécessaire aux réunions ;
Ouvrir et distribuer le courrier ; Procéder aux envois ;
Tenir un inventaire des fournitures de bureau et procéder aux achats nécessaires;
Effectuer toute autre tâche connexe de même nature, en relation directe avec l’emploi.
Profil recherché
Faire preuve de professionnalisme, de tact, d’entregent et de courtoisie avec le public;
Posséder un bon sens de l’organisation, une capacité de gestion multitâches et de priorisation face aux urgences ;
Faire preuve d’autonomie et démontrer des standards de qualité élevés dans l’accomplissement des tâches ;
Compétences et qualifications
Formation pertinente (DEC, AEC ou DEP) en bureautique, secrétariat, administration municipale ou un domaine pertinent à l’emploi;
Posséder 2 ans d’expérience dans une fonction comparable ;
Maîtriser la langue française à l’écrit et à l’oral, habiletés en communication;
Maîtriser la suite Microsoft Office
Atout : connaissance du milieu municipal
Atout : connaissance des logiciels de gestion municipale de PG Solutions
Atout : connaissance de logiciels d’infographie