Archive for the ‘Gestion des personnes en milieu de travail’ Taxonomy
Agente ou agent d’admission
Votre rôle
Cet emploi de professionnel comporte plus spécifiquement la responsabilité d’appliquer les critères d’admission des personnes étudiantes, de développer les méthodes adéquates pour faciliter le processus d’admission et d’assurer la gestion du dossier étudiant.
Vos responsabilités
• Coordonner les activités du secteur d’admission et participer à l’établissement des procédures relatives au processus d’admission et de gestion des dossiers;
• Analyser et approuver les décisions d’admission rendues par les comités de sélection, en conformité avec les conditions d’admission, les règlements des études et les directives établis par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES), ou par les différents protocoles d’entente lorsqu’il y a lieu;
• Supporter l’équipe de commis séniors dans les programmes d’admission, répondre à leurs questions et demandes et régler les cas spéciaux en effectuant toutes les démarches qui s’imposent;
• Coordonner les tâches liées aux activités suivantes : la transmission des admissions, la création des codes permanents, la recommandation des personnes diplômées et candidates au permis d’enseignement, le test de français à l’admission, les études hors établissement; les situations d’accueil et les programmes d’échange;
• Authentifier les documents relatifs au dossier des personnes étudiantes ou étudiants en provenance de l’international (relevés de notes officiels, diplômes, passeport, permis d’études, etc.);
• Assurer le respect des normes légales et institutionnelles sur la confidentialité;
• Collaborer avec les différents services pour les activités en lien avec les admissions et agir à titre de référence pour toutes questions en lien avec l’admission auprès des différents acteurs internes à l’UQAT.
Profil recherché
• Détenir un diplôme universitaire terminal de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié, tel que les sciences administratives et les sciences de l’éducation;
• Posséder trois (3) années d’expérience pertinentes à la fonction;
• Maîtriser les outils de la suite Office et être disposée à apprendre de nouveaux logiciels spécifiques à la fonction;
• Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit;
• Faire preuve de rigueur, précision, jugement et autonomie. Être habile à gérer les priorités et des imprévus. Avoir un intérêt marqué pour le travail d’équipe;
• Être en mesure de comprendre, appliquer et faire respecter les conditions d’admission, les règlements des études et les directives établis par le MEES ou par les différents protocoles d’entente. Connaître le milieu universitaire est un atout.
Coordonnatrice ou coordonnateur de département
Votre rôle
Cet emploi de professionnelle ou professionnel comporte plus spécifiquement la coordination d’activités de nature académique tant au point de vue pédagogique que de recherche. Cette personne apporte un soutien de nature administrative et fonctionnelle à l’équipe du corps professoral, du personnel de soutien et professionnel de son département.
Vos responsabilités
• Participer, en collaboration avec le module et le département, à l’élaboration, l’implantation et l’évaluation des activités de planification, de promotion, d’organisation et de développement des entités académiques de son secteur en assumant les responsabilités déléguées par la direction du département et en répondant aux demandes de la direction institutionnelle. Assurer les liens entre le décanat et les organismes à caractères pédagogiques de son secteur;
• Assister et conseiller la direction du département dans la supervision du personnel de soutien et professionnel;
• S’assurer du respect des conventions collectives des personnes professeures, des personnes chargées de cours ainsi que du personnel de soutien;
• Assumer les activités d’administration courante découlant de l’application des conventions collectives des personnes professeures et des chargées et chargés de cours pour le département. Collaborer au recrutement des chargés de cours;
• Assumer la gestion courante des budgets des entités académiques de son secteur et agir comme intermédiaire du secteur auprès du Service des finances et des approvisionnements pour les opérations financières courantes et les questions relatives à la gestion des budgets;
• Agir comme intermédiaire de son secteur auprès des personnes concernées pour assurer une gestion efficace des ressources matérielles telles que locaux, équipements informatiques, de bureau, etc.;
• Participer, avec droit de parole, mais sans droit de vote, aux réunions de l’assemblée départementale et, au besoin, à certains comités des entités académiques reliées à son secteur. Représenter, au besoin, sa direction auprès des instances académiques et administratives de l’Université;
• Participer, au besoin, à l’élaboration et à l’évaluation des programmes d’enseignement de son secteur et assurer le suivi des opérations requises pour la mise à jour du répertoire des descriptions de cours, la modification, l’ajout ou le retrait de cours à la banque du ou des modules ou programmes de son secteur.
Profil recherché
• Détenir un diplôme universitaire terminal de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié, notamment en sciences administratives ou en gestion des ressources humaines, etc.;
• Cumuler cinq (5) années d’expérience pertinente, notamment en administration et/ou en gestion de personnel;
• Maîtriser la suite Microsoft Office 365;
• Maîtriser le français à oral et à l’écrit;
• Faire preuve de maîtrise de soi, de discrétion, de jugement, d’initiative et d’autonomie;
• Avoir un bon sens de l’organisation et être axée service à la clientèle;
• Être habile à gérer les priorités, travailler sous pression, gérer les imprévus ainsi que gérer plusieurs projets à la fois;
• Entretenir des relations interpersonnelles empreintes de respect et de souplesse et faire preuve d’intelligence sociale;
• Avoir de l’intérêt pour le travail d’équipe et la supervision de personnel.
Brand Ambassador
XMC is looking for Team Leads and Brand Ambassadors who are enthusiastic, comfortable engaging with consumers. You will be communicating key messaging and encouraging consumers to participate in the event.
XMC is looking for enthusiastic team leaders and brand ambassadors who are comfortable interacting with consumers. You will be responsible for communicating key messages and encouraging consumers to participate in the event.
Event Location: Rimouski, Quebec
Date: May 22nd – June 1st, 2025
Compensation: $20-25/hour
If you are interested in this role or want to learn more, kindly email anmol.gill@xmc.ca or adrianna.valdez@xmc.ca with your resume and a reason why you would be a good fit to work this event.
We look forward to hearing from all of you!
We thank all those who submit applications; however, only those selected for an interview will be contacted. XMC is proud to be an equal opportunity employer (EOE).
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Coordonnateur·trice-adjoint·e (service à la clientèle) camp de jour
Poste disponible sur le site suivant :
· Cégep de Lévis – Lévis
C’EST QUOI LA JOB DE COORDONNATEUR·TRICE-ADJOINT·E ?
En résumé, tu assistes le·la coordonnateur·trice pour l’ensemble des activités du camp de jour en ayant la responsabilité de certains mandats. Bref, tu es, avec ton·ta collègue, responsable sur le site de l’atteinte des objectifs. À la fin de l’été, tu es fièr·e d’avoir offert des camps de jour que tout le monde aime ! Pas pire hein ?
C’est plus que ça quand même ! Tu veux savoir ?
· On t’offre des formations et un tas de ressources, tu appliques les politiques et procédures pour atteindre la meilleure qualité possible.
· Les parents souhaitent le meilleur pour leurs enfants, posent des questions et ont besoin d’aide pour s’inscrire, tu t’assures d’un service et d’un suivi impeccable avec eux.
· On te fournit des outils de gestion de la paie, tu assures le contrôle des heures travaillées.
· Les journées débutent et se concluent en beauté avec une panoplie d’activités au service de garde, tu en supervises le déroulement en l’absence de la coordination.
· On souhaite offrir du matériel de qualité pour les activités, tu collabores à la gestion des achats, à l’organisation du rangement, et tu assures le suivi budgétaire.
· Nos camps roulent comme sur des roulettes, tu appuies la coordination dans les moments logistiques (dîner, accueil et départ, baignade/jeux d’eau, etc.)
· On souhaite que tu supportes le·la coordonnateur·trice, tu exécutes différents mandats de gestion (Fanclub, infolettre, entretien ménager, etc.)
· On plonge les camps dans des thématiques folles, tu lâches ton fou pour motiver les troupes.
· On t’écoute et te supporte quand tu en as besoin, tu t’impliques et tu es positif·ve.
ÇA IMPLIQUE QUOI ?
· À partir de 19,34$/h
· Quelques réunions/formations en mai et juin
· Temps partiel en juin
· Temps plein en été (40h et + par semaine)
· Contrat total entre 400 et 500h, selon les sites
TU ES LA BONNE PERSONNE SI…
· Tu étudies ou a complété des études au niveau collégial ou universitaire.
· Tu détiens de l’expérience en animation de camp de jour et/ou en service à la clientèle, c’est un atout.
· Tu aimes ou as un intérêt à la fois pour le travail administratif et le service à la clientèle.
· Tu es capable de bien communiquer, tu as un bon leadership et tu fais preuves d’une bonne capacité d’écoute.
· Tu cherches un emploi trippant car tu travailles bien en équipe.
· Tu aimes prendre des initiatives et aimes les défis.
Chargé·e de projet | Stage à l’Université de l’Ontario français
Contexte
Les sections française et québécoise de l’Office franco-québécois pour la Jeunesse (OFQJ), en partenariat avec l’Université de l’Ontario français, ont le plaisir d’initier un « Tandem franco-québécois ». Ce tandem est composé d’un·e jeune français·e et d’un·e jeune québécois·e. Ce binôme aura la chance de partager un stage conjoint au Canada (hors Québec) en faisant la promotion de l’amitié franco-québécoise et du partage d’expertise en espace francophone. Chaque mission durera 6 mois, dont 13 semaines en binôme franco-québécois.
Milieu de stage
L’Université de l’Ontario français (UOF) est un nouvel établissement de langue française, géré par et pour les francophones, à Toronto. Elle a pour mission particulière de proposer une gamme de grades universitaires et de programmes d’études en français pour promouvoir le bien-être linguistique, culturel, économique et social de ses étudiants et de la communauté francophone de l’Ontario. Avec ses baccalauréats, ses programmes courts ou ses certificats, l’UOF mise sur des formations axées sur des enjeux d’actualité tels que l’immigration, la diversité et l’inclusion, l’innovation constante du numérique ainsi que le développement durable et équitable de nos sociétés et de l’environnement.
Le Carrefour des savoirs et de l’innovation contribue à ancrer l’Université de l’Ontario français dans le milieu des affaires grâce à des synergies et des partenariats créateurs de valeur ajoutée pour l’épanouissement de ses étudiantes et étudiants. Au quotidien, le Carrefour connecte la communauté étudiante aux employeurs. Il offre un espace de collaboration, de développement professionnel et de formation réunissant ses partenaires et la communauté UOF. Reconnue pour son leadership en apprentissage expérientiel et pour être une plateforme de diffusion et d’échanges de savoirs en français, sa portée est provinciale, nationale et internationale.
Tâches à effectuer
La seconde édition d’un projet d’apprentissage expérientiel en partenariat avec d’autres universités francophones au Canada. L’Université de l’Ontario français enverra 4-5 étudiant·es réaliser des stages et éventuellement suivre des cours d’été dans des universités d’autres provinces canadiennes aux mois de mai-juin 2025. Sous la supervision de la Directrice du Carrefour, le ou la stagiaire aura pour fonction de :
- Aider en pré-départ les étudiant·es de l’UOF qui réaliseront leur mobilité expérientielle dans d’autres universités
- Appuyer la préparation des projets d’apprentissage expérientiel pour les étudiant·es qui réaliseront leur stage à Toronto dans des organismes francophones œuvrant dans les domaines du développement économique, de l’immigration, des femmes, des services sociaux et des médias
- Agir comme facilitateur en vue de l’intégration des étudiant·es au sein des groupes communautaires et pour la réalisation des projets
- Appuyer les demandes de financement et le suivi du budget alloué au projet
– Soutenir la création et l’animation d’un atelier sur l’encadrement d’un stage à destination des organismes communautaires qui accueilleront des étudiant·es en stage
– Préparer et accueillir une dizaine d’étudiant·es qui participeront à la mobilité en apprentissage expérientiel de l’UOF
– Agir comme facilitateur en vue de l’intégration des étudiant·es au sein des groupes communautaires et pour la réalisation des projets
– Appuyer l’organisation d’activités sociales et culturelles pour faciliter l’intégration des étudiant·es au milieu francophone de Toronto
- Appuyer les activités du Carrefour des savoirs et de l’innovation
Le Carrefour des savoirs et de l’innovation propose aussi une série d’évènements tout au long de l’année universitaire destinés aux partenaires, aux étudiant·es, aux professeur·es et aux employé·es de l’UOF. Sous la supervision de la Directrice du Carrefour, le ou la stagiaire aura aussi pour fonction de :
- Appuyer la création, la mise en place et la coordination d’évènements
- Appuyer la rédaction des demandes de financement
- Préparer les suivis, rapports et post-mortem des évènements
- Faire le lien entre les différents services de l’UOF
- Appuyer à la recherche de consultants (devis, traiteurs, etc.)
- Créer une liste d’experts du Carrefour
- Maintenir à jour la liste des partenaires du Carrefour
- Appui à la recherche de stages pour nos étudiant·es
L’organisation de la semaine de la francophonie de Toronto L’Université de l’Ontario français est, cette année encore, à la tête du comité organisateur de la semaine de la francophonie de Toronto qui aura lieu en mars 2025. Plusieurs évènements phares sont organisés par le comité réunissant des institutions francophones torontoises. Sous la supervision de la directrice du Carrefour des savoirs et de l’innovation, le ou la stagiaire pourra appuyer à l’organisation de ces évènements.
Critères d’admissibilité
– Avoir entre 18 et 35 ans
– Posséder la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente
– Détenir une carte d’assurance maladie du Québec (RAMQ) valide
– Habiter au Québec
– Avoir terminé ses études et être sans emploi ou sous-employé·e (occuper un emploi à temps partiel dans un domaine non lié à sa formation)
– Les travailleur·euses autonomes sont également admissibles
Profil recherché
– Avoir récemment obtenu un diplôme universitaire en sciences sociales et humaines, en communication, gestion de projet, évènementiel ou tout autre domaine pertinent
– Avoir un diplôme de 2e cycle universitaire (un atout)
– Avoir une connaissance des réseaux sociaux
– Avoir une connaissance des logiciels de Microsoft Office
– Faire preuve d’autonomie
– Avoir la capacité de travailler en collaboration
– Avoir une forte capacité d’adaptation et d’apprentissage
– Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit et avoir une connaissance de l’anglais
LOJIQ souscrit au principe d’égalité et d’accessibilité et encourage les personnes issues des minorités visibles ou ethniques, les personnes en situation de handicap et les membres des communautés autochtones à soumettre leur candidature.
Soutien de LOJIQ
– Un montant forfaitaire de 400$ pour le transport aller-retour
– Une indemnité de 700$ par semaine pour les trois premiers mois
– Une assurance responsabilité civile
– Une indemnité de transport additionnelle si tu habites en région éloignée au Québec
Soutien de l’Université de l’Ontario français
– Une indemnité de 700$ par semaine pour les trois derniers mois
Autres conditions de participation
– Les frais de séjour ainsi que tous les autres frais inhérents (passeport, taxes d’aéroport, frais pour les bagages, etc.) sont à ta charge
– Tu dois posséder un passeport valide au moins 6 mois après la date de retour prévue, ou t’engager à faire les démarches nécessaires pour remplir cette condition avant le départ
– Tu t’engages à voyager sans accompagnateur·rice
Ta candidature doit comprendre
– Ton curriculum vitae
– Une lettre exposant ta situation face à l’emploi, tes expériences, tes motivations et objectifs en lien avec ce stage ainsi que les bénéfices et retombées que tu penses retirer de cette expérience
Pour en savoir plus et soumettre ta candidature : https://cutt.ly/JeFQCncS
Apprenti(e) gestionnaire -Ventes et logistique – Campus Québec
Ambition, innovation, intégrité et travail d’équipe nous animent quotidiennement.
Tu recherches les défis? Ça tombe bien, Fastenal est à la recherche d’un(e) Représentant(e) aux ventes internes motivé(e) et prêt(e) à démontrer ces aptitudes entrepreneuriales dans une compagnie qui est en mesure de t’offrir des opportunités illimitées. C’est l’un des plus importants distributeurs de fournitures et de système de gestion d’inventaire en Amérique du Nord. Avec un chiffre annuel qui s’élève à plus de 5 milliards répartis dans nos 3000 succursales, Fastenal est en pleine expansion au Québec, mais aussi dans 26 pays.
Nous recherchons 1 leader (15-40 heures/semaine) pour supporter notre croissance sur le territoire de Québec.
Travailler chez Fastenal se compare à gérer sa propre entreprise. Tu manques d’expérience? Ne t’en fais pas, nous formons tous nos employés. Notre système de promotions à l’interne t’ouvrira de belles opportunités de carrière tel que représentant(e) et gestionnaire.
Tes principales responsabilités :
· Recherche et soumission de produits;
· Traitement de commandes et suivi auprès des fournisseurs;
· Coordination des opérations avec les représentants aux ventes;
· Entretenir un partenariat avec notre clientèle (courriel et téléphone);
· Implantation de systèmes de gestion d’inventaire chez nos clients;
· Participer à l’amélioration continue des systèmes en place.
Faire partie de notre équipe c’est :
· Avoir un pouvoir décisionnel;
· Mettre à l’œuvre ta créativité;
· Optimiser les processus internes et externes;
· Desservir des clients d’envergure.
Profil recherché
· Avoir un permis de conduire valide;
· Bon esprit d’équipe;
· Être orienté vers l’action et les résultats;
· Être à l’aise avec les systèmes informatiques, si tu maitrises Excel et Outlook, c’est encore mieux;
· Être en mesure d’effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement où tout se passe rapidement;
· Bon communicateur en français et si tu possèdes un anglais fonctionnel, c’est un atout;
· Être en mesure de manipuler des paquets pesant généralement de 15 à 50 lb, mais pouvant peser jusqu’à 75 lb.
Tu te reconnais?
Fastenal t’offre :
· Un horaire de travail à temps partiel flexible, en semaine;
· La possibilité d’élargir tes compétences professionnelles et personnelles;
· La chance d’apprendre auprès d’un chef de file dans le secteur essentiel industriel.
Analyste, Stage en consultation
Type : Stage hiver 2025, du 13 janvier au 25 avril.
Lieu de travail : 80 rue Queen, Montréal (en mode hybride)
Sommaire du poste
TALSOM est à la recherche d’Analystes pour vivre une expérience de stage auprès de son équipe de Consultant.es en management technologique.
Vous aurez l’occasion de faire l’expérience du métier de la consultation en participant à la livraison de divers mandats pour les clients de Talsom dans des industries variées avec des consultant.es expérimenté.es. Lors de votre stage, vous serez aussi appelé à contribuer à la croissance et l’avancement de Talsom en travaillant sur des projets internes variés.
Au cours de votre stage, vous aurez la possibilité de toucher à l’une ou à plusieurs de nos pratiques :
Leadership de projet
Les Analystes dans l’équipe de Leadership de projet jouent un rôle clé au sein de projets de transformation numérique chez nos clients. Ils.elles contribuent au succès du projet en collaborant étroitement avec des consultant.es séniors. Les Analystes sont impliqués dans le contrôle et le suivi des activités du projet auquel ils.elles sont attribué.es. L’implication se fait dans les différents livrables que ce soit l’élaboration du budget, la rédaction d’analyse ou la planification des jalons à venir pour n’en nommer que quelques-uns.
Gestion du changement
Les Analystes attachés à notre équipe de Gestion du changement interviennent sur une multitude de projets chez nos clients, toujours en mettant l’accent sur l’aspect humain du changement apporté par l’introduction de nouvelles technologies ou de nouveaux systèmes technologiques. Ils.elles contribuent aux projets en participant à la réflexion stratégique liée à la gestion du changement, et en exécutant les plans de communication, de formation, de mobilisation et de structuration organisationnelle.
Stratégie technologique
Les Analystes qui collaborent avec notre équipe de Stratégie technologique peuvent allier leur passion pour l’innovation et la technologie avec le conseil stratégique. Ils.elles ont un réel impact sur l’atteinte des objectifs de nos clients que ce soit en participant à la livraison de plans stratégiques TI, de feuilles de route et de plans d’organisations cibles ou en participant à des mandats de sélection de logiciels et de progiciels.
Design & Innovation
Les Analystes de l’équipe d’Innovation interviennent en amont du processus de transformation numérique. Ils.elles sont curieux.ses, rigoureux.ses et utilisent la méthodologie du Design Thinking, afin de découvrir les besoins utilisateurs. Les Analystes en innovation sont amenés à coanimer des ateliers de formations ou de brainstorming dans le cadre d’évènements internes ou externes. Ils.elles contribuent à la création d’artéfacts visuels d’idées et de prototypes et ils.elles apportent une contribution dans l’élaboration des programmes d’innovation avec les équipes clients de diverses organisations à travers la définition de stratégies d’innovation, de programme de formation et de feuilles de route de projets.
Exigences
Être inscrit dans un programme universitaire de 2e cycle (Maîtrise, Master) dans un domaine pertinent lié à la gestion du changement, la gestion de projet, la stratégie ou l’innovation;
Parfaitement bilingue (Français/Anglais);
Expérience professionnelle antérieure (un atout).
Aptitudes et habiletés recherchées
Capacité à œuvrer dans un environnement et dans des projets axés sur les technologies;
Posséder d’excellentes compétences en communications écrites et orales, en français et en anglais;
Avoir des qualités analytiques et de fortes aptitudes en recherche;
Savoir faire preuve de créativité et d’innovation;
Être un joueur d’équipe et être capable de travailler efficacement avec tous les niveaux hiérarchiques d’une organisation;
Posséder un très grand sens de l’initiative, une grande rigueur, débrouillardise et curiosité.
Pour postuler, nous faire parvenir votre CV, lettre de motivation et relevé de notes à : recrutement@talsom.com
Notre engagement en termes de diversité équité inclusion
Talsom est fier de promouvoir l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à créer un lieu de travail équitable, diversifié et inclusif. Nous agissons quotidiennement contre tous les types de discriminations à travers notre comité EDI.
Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l’identité ou l’expression du sexe, l’orientation sexuelle, l’âge, le handicap ou autres. Tous les candidates ou les candidats sont encouragés à poser leur candidature.
À propos de TALSOM
Talsom est un allié pour la technologie et parcours de transformation numérique. Avec l’innovation au cœur de notre approche, nous dépassons les frontières traditionnelles de l’industrie, favorisant la collaboration entre des experts engagés.
Notre engagement envers les principes ESG guide une transformation numérique centrée sur l’humain, assurant des résultats durables et une contribution positive à l’environnement, à la société et aux normes de gouvernance.
Travailler chez Talsom, c’est aussi :
· Horaire et travail en mode flexible;
· Travailler sur des projets internes stimulants;
· Communauté de codéveloppement;
· Environnement avec des valeurs teintées par notre certification Bcorp.
Stagiaire méthodes et fiabilité maintenance
En te joignant à l’équipe, tu contribueras aux initiatives Lean de l’entreprise au sein de l’équipes de maintenance. Tu supporteras l’équipe afin d’améliorer les méthodes de travail pour leur permettre de développer des solutions novatrices orientées vers les patients, le personnel médical et nos clients.
Plus précisément, voici à quoi pourrait ressembler ta journée
- Accompagner les électromécaniciens et experts méthodes afin de mettre en place un plan de formation
- Implanter une structure axée sur la fiabilité et le développement des compétences de l’équipe maintenance et outillage
- Créer des outils de formation comme des IT, vidéo, e-learning SIRH, pour faciliter la formation des électromécaniciens, et experts
- Participer à déployer la structure expert et fiabilité de l’équipe maintenance et outillage
La vie chez Umano Medical
Profite d’un climat de confiance et d’une ambiance de travail où le plaisir et la collaboration sont une priorité. Viens découvrir une entreprise aux dimensions humaines avec des équipes multidisciplinaires et dynamiques.
- Des locaux neufs composés d’espaces collaboratifs
- Un programme d’accueil et d’intégration structuré
- Un domaine d’activités valorisant
- Un club social actif
- Un programme de mentorat
- Un management humain axé sur les forces et le talent
- Accès au gym gratuit sur place
Tu es le stagiaire qu’il nous faut si tu
- Es un étudiant au Baccalauréat en génie industriel, production automatisée, ressources humaines ou toutes autres formations pertinentes
- N’as pas peur du changement
- Recherches les opportunités d’évolution et d’amélioration
- Es responsable et stratégique
- Adore collaborer avec tes coéquipiers de manière débrouillarde
Joins-toi à une équipe engagée et dynamique au sein d’une entreprise en pleine croissance. L’humain passe véritablement avant tout ici, et tu vas le ressentir dès le premier jour. Viens vivre une expérience qui va bien au-delà de l’équipement médical !
Adjointe administrative
InnovMarine keeps growing! We are seeking additional talent to contribute their energy and enthusiasm and help progress our many projects and accelerate our growth in our chosen industry.
If you are interested in the Maritime industry and passionate about employee experience support, process improvement and productivity then you are looking in the right place. We are looking for a team member that always gives their best to customers, is driven and able to build and maintain trusting relationships. If you feel passionately that working together as a team, in collaboration with customers, will ensure they achieve their goals and position InnovMarine as trusted advisors we want your support. If you are looking for a place where hard work and fun go hand in hand, and where we take pride in making a difference for our customers, InnovMarine is the team for you.
This internship opportunity is open to bilingual (French/English) students who are currently studying in Quebec with valid work authorization. This position is a work-from-home position but will require that you go to the Lévis office once to twice a week.
About The Role:
We are seeking a results-oriented Administrative Assistant to support the Shared Services team, which includes administration, accounting, and human resources. The Administrative Assistant position provides clerical support with a high level of professionalism and confidentiality. This position requires an individual who is extremely well organized has a range of interpersonal and technical skills. It will also require a high degree of adaptability and the ability to share accurate information to support the team in meeting their goals in a timely manner.
RESPONSIBILITIES:
Complete a broad variety of administrative tasks. Task examples divided by department are as follows:
Administrative:
· Provides administrative support to ensure efficient operation of office Provides information by answering questions and requests
· Maintains supplies inventory by checking stock to determine inventory level, anticipating needed supplies, placing and expediting orders for supplies
· Translation of internal and external communication as needed
· Other projects/duties as assigned for the overall benefit of the organization
Accounting:
· Carries out administrative duties such as filing, typing, copying, binding, scanning etc. Manage email inbox
· Perform general data entry
Human Resources:
· Posting for recruitment
· Onboarding support for new employees
· Newsletter support
· Employee swags inventory and coordinate orders to suppliers and from employees
· Support sales and marketing as needed:
o Quotes preparation
o Timely and accurate processing of sales orders
o Reporting
o Customer outreach
o Mailing list management
o Bi-weekly newsletter
o Process/documentation upkeep
QUALIFICATIONS AND COMPETENCIES
· Highly proficient in English and French
· Proficient in Microsoft Office (Outlook, Word, and Excel)
· Exceptional organizational skills and attention to details
· High degree of professionalism in dealing with diverse groups of people
· Make appropriate, informed decisions regarding priorities and available time.
· Comfort in a high-paced environment and demonstrated adaptability and use of time management techniques
· Able to maintain a high level of integrity and discretion in handling confidential information